先輩のOBに連絡するときに気をつける3つの大切なこと

「OB訪問」の必要性についてお伝えしたことがありました。

どうやってOBを探すのかについても確認しました。

OBが見つかった時に

あなた

お会いしてお話を聞きたいのですが・・・

と伝えたいのですが、

あなた

どんな風にすればいいのかよくわからない

あなた

ちょっと緊張するし、失礼があったらどうしよう

となんとなくためらってしまいませんか?

よくわかります!!

まだあなたは就活の経験も少なく、慣れていないので、不安を持つことはあたりまえ。

それでは訪問して話を聞きたいと依頼するときには、どのようなマナーが必要でしょうか?

今回は、訪問を依頼する時に気をつけるポイントをお伝えします。

こちらからの依頼であることを忘れてはいけない

大切なことは、終始一貫して感謝の気持ちを忘れないことです。

OBにしてみれば、忙しい合間をぬって、時間を割いてくれるわけです。

それも同じ大学出身だという理由だけで。

部活やゼミで顔なじみの場合はいいですが、大学が同じというだけで、それまで何の接点もないあなたと会おうとしてくれている訳です。

こんなありがたいことはありません。

ですから、あなたはOBに対して感謝の気持ちを絶対に忘れないことです。

OB訪問は、当然誰でもできることではありません。

OBが後輩に会うのが当然だと思っているとしたら、大間違い。

最初から感謝の気持ちを持っていれば、OB訪問をお願いをするところから、OB訪問が終わってお礼をするところまで、一貫してお世話になりましたという気持ちが続きます。

この気持ちを持っていれば、OB訪問のマナーは8割大丈夫と言えるでしょう。

OB訪問のマナーは相手の先輩への感謝の気持ちの表現だからです。

依頼をするときの注意事項  最初は電話で

依頼の一番最初は、必ず電話でお願いすること

いまはメールという方法で便利に人とコンタクトはとれますが、それはあくまでも事前にお互いを知っているという前提でのやりとり。

OBとはいえ、全く面識のない相手に、いくらメルアドがわかっているからといって、いきなりメールでの依頼は失礼です。

まずは、入手した電話番号から直接電話をして、あなたの肉声で挨拶をしてください。

(例)

はじめてお電話させていただきます。

〇〇大学の〇〇と申します。

大学のキャリアセンターから紹介を受けました。

私は御社への入社を希望しておりまして、企業研究の一環として、是非〇〇さんにお話をうかがいたいと思い、ご連絡させていただきました。

ご都合のよい時間にお会いしたいのですが、いかがでしょうか?

(いいですよ。。。)

ありがとうございます。

(それでは、仕事のスケジュールを調整して、ご連絡します。連絡先を教えてください)

ありがとうございます。

それでは、ご連絡をお待ちしております。

何も難しくないでしょ?

普通の何気ないやり取りです。

ですが、とにかく目上の人に依頼する姿勢を忘れないでください。

気持ちを込めて電話するのです。

電話のマナーのポイント かける時間帯に注意!

電話をするときのマナーとしては、まず電話をかける時間帯を気にしてください。

OBが一般的な通常勤務(例えば9時~5時)だと想定します。

この場合、電話をかける理想的な時間帯は限られます。

これは相手(OBの先輩)のことを考えれば想像がつきます。

朝一番は避けること

まず、朝一番は避けましょう。

9時になっていきなり電話しても、先輩も出社したばかりで、パソコンも立ち上がっていない状態。

こんな時に、電話をもらっても困ります。

パソコン上のスケジュール表も見られません。

出社したばかりだと、その事務所で朝礼を実施している時間帯でもあります。

朝礼中に電話がかかると、社員は困るんです。

朝礼の重要事項を聞き漏らすこともあります。

自分が発表しなければならない担当だったりすると、電話がかかるのはとても迷惑なのです。

そういう理由です。

朝一番は避けましょう。

9時仕事開始だとわかっていたら、10時ぐらいからなら安心だと思います。

12時-13時も避けましょう。

昼休みの時間だからです。

これは、昼休み時間で、不在なことが多いのです。

OBがつかまらないことが多いからです。

昼休みは事務所を離れて社外に食事に行くパターンもありますし、休憩室でランチを取ることもあり得ます。

事務所のデスクを空ける可能性は高いのです。

当然のことながら、電話を取り次いでくれる同僚の人たちも、昼休み中。

16時~17時もNG

もうひとつ、かけるべきではない時間帯は、16時~17時。

それと17時以降です。

16時ぐらいから、一日の仕事のまとめをしている時間帯です。

その日に終わらせようとしている仕事の最後の締めくくりの時間なので、かなりバタバタします。

時間的にも、精神的にも。

キミ

どうせ残業するんでしょ?

と思うかもしれません。

実態はどうあれ、勤務時間内に仕事は完結したいと思うので、終わりまぎわの電話はありがたくないのです。

17時以降は問題外です。

17時以降は会社自体の業務時間外になるので、電話回線が「本日の営業は終了しました」という録音メッセージに変わっていることもあります。

そうでなくても、言葉には出しませんが、時間外の問い合わせは非常識だとみなされます。

そう考えると、電話していい時間帯は限られますね。

  • 午前  10時~12時
  • 午後  13時~16時

 

この時間帯の中で電話をすることをお勧めします。

会う約束をするときの注意事項 自分の連絡先は確実に

最初の電話で、会ってくれることを了承してくださった先輩には、あなたの連絡先をしっかりと伝えてください。

電話番号メールアドレスは必ず必要です。

OBの先輩は仕事を持っています。

忙しい立場です。

なかなか電話一本できないこともあります。

その場合、あなたに連絡をしたいときに、メールで送れるととても便利なこともあります

メールなら、スマホからも簡単にできますし、時間を気にしないので、夜家に帰ってからでもメールは可能です。

メールでやり取りできるのは、とてもありがたいのです。

したがって、メールアドレスは伝えるようにしましょう。

会う日時と会う場所にも配慮を 先輩の都合優先で

会う日程・時間を決めるときは、基本的にはOBの都合を優先します。

仕事の合間をぬって調整してくれるわけですから、先輩の希望する時間と場所にしたがいます。

学生であるあなたの方が、時間の自由はきくはずです。

どこで会うか、場所もなるべくOBが出てこれやすい場所がいいですね。

キミ

先輩の会社の近くまでうかがいます

と伝えて、OBの指示に従ってください。

OBとして一番都合がいいのは、自分の会社の施設で面談をするパターン

その方が仕事中でもちょっと抜け出して、学生とは会いやすいです。

大きい企業なら、会社の中のロビーの一角に、来客用のスペースが設けてあることが多いです。

先輩はそこを指定して、あなたが会社に来てくれる方が都合がいいはずです。

会社によっては、来客用スペースも社内で予約制になってたりするので、早めに調整が必要になります。

会社の施設で会ってもらえると、あなたのモチベーションはかなり上がります。

憧れの会社の建物にきているという感激と、そこで行きかう社員の人たちを目の当たりにするからです。

自分も来年はここに出勤していたいと思うと、がぜん就活も頑張ろうという気持ちになります。

会社に来客スペースがない場合や、部外者を社内に入れたくない会社の場合は、会社の外で会うことになります。

喫茶店カフェになることが多いです。

私はよくホテルのロビーを指定しました。

ホテル自体がわかりやすいランドマークですし、ホテル内にはコーヒーショップが併設されているので、落ち着いて話ができるからです。

スタバやタリーズのようなカフェよりはホテルのコーヒーショップの方が静かなのは間違いありません。

飲み物のこと ちょっとしたことですが・・・

余談ですが、コーヒーショップや、喫茶店で会うときは、当然飲み物を注文しなければなりません。

君、飲み物何がいい?

OB

と先輩はきいてくれますので、常識の範囲で意思表示をしてください。

何を頼んだらいいかわからない、または、何でも構わないという人は、基本的に先輩と同じものを選ぶと無難です。

キミ

同じ物でお願いします

です。

先輩はたいてい飲み物代は出してくれます。

コーヒー一杯ぐらいはおごってくれます。

ああ俺が出すよ、気にしないで

OB

と言ってくれます。

でも当然という顔はしないで、

キミ

あっ、自分で払います

という姿勢は見せてください。

それで最終的には先輩が支払いますので、

キミ

ごちそうさまでした

とのお礼は忘れずに伝えてください。

これは礼儀の問題です。

おごってもらって当然だという態度は禁物です。

最初に言った通り、会ってもらうという感謝の気持ちの延長です。

まとめ

まずはOBに連絡を取るところの注意点をお伝えしました。

おさえるポイントは。

  1. 最初は電話で連絡すること
  2. 日程調整はOBの都合に合わせること
  3. 会う場所もOBが便利なところになるようにすること

基本的な考え方は、OBに会ってもらうというスタンスを忘れないことです。

何回も言いますが、OBは会うことを断ることだってできるのです。

それを自分の時間をさいて会ってくれるわけですから、感謝の気持ちは忘れないようにしてください。

OB訪問はとても貴重な機会です。

有益な情報を聞くためにも、相手が何でも話してやりたいと思うような態度でお願いをしてください。

大丈夫です。

感謝の気持ちを忘れなければうまくいきます。

頑張ってください。

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